PRIVACYBELEID ‘HANNEBROEK LIFE COACHING’
‘Hannebroek Life Coaching’ hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit ‘Privacybeleid’ wordt helder en transparant informatie gegeven over hoe omgegaan wordt met jouw persoonsgegevens.
Om jouw proces tijdens de coaching goed te kunnen volgen en te waarborgen is het nodig om een dossier bij te houden. Dit is ook wettelijk verplicht. Om je dossier zorgvuldig bij te kunnen houden en om je facturen te kunnen sturen heb ik gegevens van jou nodig. Ik beperk de registratie zo veel mogelijk zodat je geen gegevens hoeft te delen die niet noodzakelijk zijn. Omdat ik, Han Smits, zorgvuldig om wil gaan met de gegevens die mij ter beschikking worden gesteld en om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb ik het privacybeleid duidelijk beschreven en op mijn website hannebroekcoaching.nl gepubliceerd.
- Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die je ter beschikking hebt gesteld. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jouzelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij over te dragen. Als je toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken, dan heb je het recht om deze toestemming in te trekken.
1.1 Inzage.
Je hebt het recht op inzage in je dossier. Je kunt hierom vragen. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen. Het dossier blijft eigendom van ‘Hannebroek Life Coaching’.
1.2 Rectificatie.
Je hebt het recht om (onjuiste) gegevens aan te laten passen.
1.3 Verwijdering.
Je hebt het recht om te vragen om verwijdering van je dossier. Als je niet langer wilt dat je gegevens bewaard blijven dan kun je dit schriftelijk aangeven, per mail. Als je gebruik maakt van je recht om je dossier te verwijderen, zal ik jouw dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats en telefoonnummer). Deze gegevens zijn nodig voor de financiële administratie en moeten 7 jaar bewaard blijven i.v.m. de fiscale bewaarplicht (zie verder punt 5 bewaartermijn). Als je vraagt om verwijdering is behandeling vanaf dat moment niet meer mogelijk omdat er tijdens een behandeling een dossier bijgehouden moet worden en dat kan alleen met jouw toestemming.
1.4 Bezwaar.
Als je bezwaar hebt tegen (een deel van) de registratie kun je dit aangeven. We bespreken dan wat een goede manier is om aan jouw bezwaar tegemoet te komen.
1.5 Overdragen.
Je hebt het recht aan te geven dat je wilt dat jouw gegevens overgedragen worden aan jouzelf of aan een derde partij. Je gegevens worden nooit op mijn initiatief aan derden verstrekt, voor welk doeleinde dan ook, tenzij je hier zelf om vraagt en schriftelijke toestemming verleent. We maken dan duidelijke schriftelijke afspraken over welke informatie met wie gedeeld zal worden. Indien er tijd nodig is om het dossier op te schonen zal dit maximaal 4 weken in beslag nemen.
1.6 Toestemming intrekken.
Eerder verleende toestemming om gegevens te registreren kan altijd ingetrokken worden. In dat geval zal het dossier verwijderd worden met uitzondering van de basisgegevens (zie 1.3 verwijdering)
- Gegevens registratie
De gegevens die geregistreerd worden, worden uitsluitend geregistreerd en gebruikt voor het doel waarvoor zij verkregen zijn, namelijk in het teken van de behandeling. Deze gegevens worden geregistreerd in het dossier.
De gegevens die ik registreer zijn:
Naam, adres, telefoonnummer.
Om te kunnen communiceren over te maken afspraken en ten behoeve van de facturatie om te voldoen aan de richtlijnen van de belastingdienst voor facturen die op naam en adres gezet moeten worden.
Geboortedatum en geboorteplaats.
Ter identificatie en om de leeftijd te weten
Geslacht.
Het is niet verplicht deze informatie te verstrekken
Mailadres.
Om te kunnen communiceren over afspraken, om gegevens en factuur te kunnen sturen.
Huisarts en/of andere behandelaren.
Als je ook andere behandeling volgt is het belangrijk om dat te weten. Ook kan het soms handig zijn om behandelingen op elkaar af te stemmen. De huisarts is belangrijk als er sprake is van psychisch en/of lichamelijke klachten/problemen.
Waar je werkzaam bent.
Als er sprake is van een werk gerelateerd traject en de factuur bijvoorbeeld naar je werkgever gaat, zijn er contactgegevens nodig. Indien er overleg is met je werkgever over de voortgang van het traject zal ik hier schriftelijk toestemming voor vragen. Het is niet verplicht informatie over je werkgever te verstrekken.
Behandelplan.
Om een richtlijn te hebben in de behandeling en die te bewaken.
Sessie verslagen.
Om de voortgang van de behandeling te kunnen monitoren.
Informatie aan derden.
Deze informatie wordt uitsluitend verstrekt met jouw schriftelijke toestemming. Als je mij verzoekt om bijvoorbeeld contact te hebben met je huisarts, een andere behandelaar of bijvoorbeeld je werkgever, zal ik je vragen hier een formulier voor te tekenen. Dit formulier wordt in je dossier bewaard.
Mail.
De mailwisselingen over het maken van afspraken worden meteen na de gemaakte afspraak verwijderd. Mailwisselingen aangaande de behandeling inhoudelijk worden opgeslagen in jouw dossier.
- Wie is gemachtigd de gegevens in te zien?
Uitsluitend Han Smits is gemachtigd de gegevens in te zien die je verstrekt.
- Bewaartermijn
Tijdens de behandeling ben ik verplicht je gegevens te bewaren. Na het afronden van de behandeling start de bewaartermijn. Naar richtlijnen van de Belastingdienst ben ik verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).
Dossiers worden 20 jaar bewaard na het stoppen van de behandeling tenzij je de toestemming hiervoor intrekt. In dat geval zal ik het dossier vernietigen met uitzondering van de basisgegevens die nodig zijn voor de financiële administratie, deze blijven maximaal 7 jaar bewaard (zie ook 1.3 verwijdering).
- Klachten
Indien je klachten hebt over de verwerking van je gegevens, laat dit direct weten. We zoeken dan samen naar een oplossing. Als wij er samen niet uitkomen is dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
- Vragen
Indien je vragen hebt over het privacybeleid van ‘Hannebroek Life Coaching’ neem dan contact op. Ik beantwoord je vragen graag.
Publicatiedatum: 15-2-2023